Le lancement d’Office 2010 a eu lieu la semaine dernière, ici en France. Il était déjà vendu avec succès aux États-Unis et dans plusieurs autres pays, mais sa version complète en français nous est parvenue avec beaucoup d’enthousiasme de la part de Microsoft. Oui, la société a beaucoup investi sur le marché français.
Parmi les nouvelles fonctionnalités de la version la plus récente de la suite de productivité, on trouve ce qui a été baptisé “BackStage”. Au cas où vous ne connaîtriez pas l’anglais, je vais vous expliquer : backstage, rien de plus que ce backstage (entre autres significations, bien sûr). C’est là que de nombreux ajustements de dernière minute sont effectués. Dans le cas de l’Office 2010 BackStage, cela ne s’arrête pas là.
Pour mieux expliquer l’idée, j’ai parlé brièvement avec Eduardo Campos de Oliveira, le responsable marketing et commercial de la division de la productivité de l’EM France. Voici ce qu’il a dit à propos de cette ressource :
“Le concept de BackStage est de faciliter et de simplifier l’accès et l’exécution des tâches de routine telles que l’impression, l’exportation, la sauvegarde et le partage d’un document, d’une feuille de calcul ou d’une présentation. Des actions telles que la configuration de l’impression d’un document sont devenues beaucoup plus simples, avec une visualisation en temps réel du format final du document. L’outil a été créé sur la base des réactions des utilisateurs, qui ont estimé que ces tâches, généralement nécessaires dans tous les documents, pouvaient devenir plus simples et plus rapides”.
C’est vrai, BackStage vous aide à effectuer des tâches rapides mais courantes pour la plupart des documents que nous créons au bureau. Que diriez-vous de passer en revue les options et les possibilités que nous offre BackStage ?
Menu Fichier
Tout d’abord, il est nécessaire de préciser que les coulisses sont accessibles depuis le menu Fichier. Vous vous souvenez qu’en 2007, le bouton “Archive” a été remplacé par une icône portant la marque Office ? C’était assez déroutant, alors c’est de retour. Espérons que cette fois-ci, il restera.
Informations
Lorsque vous cliquez sur le menu Fichier, vous voyez déjà l’onglet (appelons-le ainsi) Information sélectionné. C’est dans ce domaine que nous pouvons modifier les informations les plus fondamentales du document. Comme tout est aujourd’hui indexable, il est important de remplir les propriétés du document avec le titre, les balises liées au texte et les commentaires éventuels. Au moins sous Windows Vista et Windows 7, l’outil de recherche du système d’exploitation prend ces données en considération lorsqu’il place des fichiers dans son index.
Mais cela ne s’arrête pas là. Information présente également des données statistiques tirées du document. La taille ou le nombre de pages, par exemple. Le plus cool est Total editing time qui vous permet de savoir combien de temps a été investi dans la production de ce texte. Le compteur de mots est également très utile, mais il est visible dans le pied de page de la fenêtre Word.
Selon l’application de l’Office, il est naturel que cette information change : dans PowerPoint, c’est le compteur de diapositives qui mérite d’être mis en évidence, tandis que dans Excel, c’est une information très rare. Même en regardant BackStage dans le tableur, j’ai remarqué une erreur de traduction grotesque : dans toutes les applications, le texte Information sur le suivi du nom du fichier apparaît. Vous auriez pu le personnaliser pour le portugais, hein Microsoft ?
Toujours dans Information est l’une des caractéristiques les plus intéressantes de Word. Grâce à ces autorisations, je peux protéger mon document par un mot de passe, interdire les modifications du fichier ou choisir qui peut modifier ce que j’ai fait jusqu’à présent. Très utile pour ceux qui souhaitent transmettre un rapport par courrier électronique, mais en s’assurant que personne ne modifiera les données (oui, la sauvegarde en PDF est une autre bonne option pour cela).
Récent
L’onglet le plus stupide de BackStage, permet d’ouvrir les fichiers qui ont été édités le plus récemment. Il est normal que dans Windows 7, en réglant l’application sur Barre des tâches, l’accès rapide aux fichiers récents devienne disponible. Mais mettons cela de côté.
Les Lieux récents sont l’autre option du Récent. C’est là que nous devrions aller lorsque nous utilisons trop souvent un dossier pour stocker des fichiers de programmes, mais que nous recherchons un document qui n’est plus considéré comme récent par le système.
Nouveau
Lors de la création de nouveaux documents, il est évident d’utiliser l’onglet Nouveau. C’est à partir de ce point que l’utilisateur passera en revue les différents modèles de documents que l’équipe de l’Office crée. Il existe des modèles plus anciens, mais il y a aussi quelque chose de très récent. Et le mieux, c’est qu’il y a une intégration avec Office.com, le bureau central sur le web. Une fois Office 2010 installé et enregistré, l’accès à Office.com directement dans l’application vous permet de télécharger des modèles disponibles sur Internet.
Factures, formulaires, étiquettes, mémos, CV et cartes de visite sont quelques-uns des modèles de documents que l’utilisateur trouvera dans cet onglet.
Imprimer
Je pense que c’est le meilleur onglet que Microsoft ait pu mettre dans les coulisses. En tant qu’étudiant en journalisme, j’écris tous les deux mois une série d’articles qui doivent évidemment être imprimés pour être remis à l’enseignant. Et installer une imprimante est une chose très ennuyeuse.
Encore plus ennuyeux quand il s’agit de plusieurs imprimantes, interconnectées par le réseau des collèges. Non, je n’ai pas utilisé Office 2010 dans le milieu universitaire, mais je peux imaginer à quel point il sera pratique de choisir exactement les pages à imprimer et de visualiser immédiatement l’aspect du document papier.
L’utilisateur final aura également plus de facilité à choisir l’orientation de l’impression, à déterminer la façon dont les marges seront et à décider encore s’il doit imprimer une seule page par feuille de papier ou s’il doit économiser et imprimer deux pages par feuille immédiatement. Cette fonction est d’autant plus intéressante que l’utilisateur travaille sur une feuille de papier plus grande ? A3, disons ? et veut assembler quelque chose qui se rapproche d’un document relié.
Une autre fonction intéressante de Imprimer est de me permettre d’imprimer à partir des côtés de la même feuille, ce qui facilite encore une fois la vie de ceux qui utilisent l’application. Plusieurs de ces fonctionnalités étaient disponibles auparavant, mais la manière de les présenter à l’utilisateur final a changé : c’est devenu plus facile. Et je parie, parce que c’est plus facile, qu’il sera plus utilisé.
Enregistrer et envoyer
Comme son nom l’indique, cet onglet est destiné à ceux qui envoient des documents par courrier électronique. Il n’a pas beaucoup de mystère, mais je dois souligner deux fonctions intéressantes. Le premier d’entre eux est le Create PDF/XPS Document, qui élimine la nécessité d’utiliser une imprimante virtuelle ou une application comme PrimoPDF pour générer des documents dans ce format.
En quelques clics, vous disposez d’un document au format PDF prêt à être joint à un message électronique et envoyé à un collègue de travail ou d’étude. L’avantage est que, dans les paramètres d’enregistrement du PDF, il existe des options d’enregistrement en plus petit format (pour la lecture sur le web) et en plus grand format (pour la lecture sur le web et l’impression). Cool.
La deuxième fonctionnalité qui m’a beaucoup intéressé est le Save on the Web. La première fois que l’utilisateur clique sur cette option, il doit entrer son nom d’utilisateur et son mot de passe Live (n’importe quel compte Hotmail fera l’affaire). De là, les dossiers du SkyDrive apparaissent sur l’écran d’Office 2010, de sorte que l’utilisateur sauvegarde vos documents directement dans le Cloud si cela l’intéresse.
Il y a toujours l’organisation par dossiers et l’ouverture des documents sauvegardés uniquement dans le Cloud. Si j’ai beaucoup de vieux documents et que je les mets dans SkyDrive, Office 2010 me donne la possibilité d’accéder à ce dossier, de télécharger ce fichier et de le modifier directement dans l’application native en toute simplicité. Il suffit ensuite de sauvegarder le fichier dans le Cloud.
Si les paramètres de BackStage ne sont pas suffisants, la fenêtre de Options reste accessible pour tous les utilisateurs. Il faut avoir le courage de modifier les paramètres les plus variés que les applications d’Office 2010 rendent possibles, mais cette option est certainement destinée à ceux qui comprennent mieux et ont déjà une plus grande expérience de la suite.
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