par Marco Gomes, fondateur de Boo-Box
Je reçois 100 e-mails authentiques (pas de spam) par jour et je gère ce flux avec moins d’une heure de travail. Apprenez comment je fais pour ne pas perdre de messages urgents, répondre à tous et rester concentré tout en faisant d’autres activités.
Contrôler la boîte de réception des courriels peut être un défi difficile à relever. Il y a quelque temps, j’ai fait face à ce problème et j’ai trouvé un moyen de gérer le flux de messages avec efficacité, simplicité et productivité.
Cette méthode me permet :
Avoir la souplesse nécessaire pour répondre à tous les messages urgents en moins de 12 heures.
Ayez l’organisation et la discipline nécessaires pour répondre à tous les courriels qui exigent une réponse dans les 48 heures.
Avoir la conscience tranquille quant au contrôle de ma boîte aux lettres électronique, en laissant mon cerveau libre de produire sans soucis.
Je peux garder le contrôle même pendant les périodes de faible connectivité, comme les vacances et les événements. Récemment, au cours d’un voyage d’une semaine, j’ai gardé le contrôle de ma boîte de réception avec seulement 20 minutes de traitement quotidien des messages à l’aide de mon iPod Touch. Je me suis occupé de toutes les questions urgentes (et il n’y en avait pas peu) et j’ai gardé la tête baissée pour profiter de la ville que j’explorais, sachant que je contrôlais tout ce qui se passait dans ma boîte de réception.
Je reçois en moyenne 100 e-mails par jour – sans compter les spams, qui sont automatiquement supprimés – et je passe environ 1 heure de ma journée à les traiter tous : faire, répondre ou reporter – et classer.
Les 4 étapes
Faire
Souvent, le courriel est accompagné d’une demande d’action, comme la programmation d’une réunion, l’analyse du service, la vérification du prix, l’analyse du profil professionnel. Si la tâche peut être effectuée rapidement (moins de 2 minutes), je la fais immédiatement et je me débarrasse du message. Si cela doit prendre un peu plus de temps, je mets la tâche sur ma liste de tâches de courrier électronique externe et je me débarrasse du message.
Il était très important d’arrêter d’utiliser le courrier électronique comme liste de tâches. Lorsque j’avais besoin d’ouvrir le courrier électronique pour vérifier quelque chose à faire, je cédais et je jetais un coup d’œil rapide à la boîte de réception, détruisant ainsi tout mon flux de travail.
Réponse
De nombreux messages nécessitent une réponse. Si la réponse est urgente, ou peut être écrite en moins de 2 minutes, je réponds et je fais passer le message (notez la similitude avec “faire” ci-dessus). Si cela prend plus de temps et que ce n’est pas urgent, je mets dans le dossier “réponse” et je prends le message dans la boîte de réception.
Chaque jour, je vais dans le dossier “réponse” et je réponds aux messages pendant 10 minutes maximum. A la fin des 10 minutes, je m’arrête, peu importe combien il en reste, je sais qu’ils vont bientôt recevoir une réponse et qu’ils ne sont pas urgents (les urgents, j’ai répondu immédiatement).
Reporter
Chaque fois qu’arrive un article, un diaporama ou tout autre message non urgent qui ne demande qu’à être lu, je le place dans le dossier “plus tard”, chaque semaine je regarde tout ce qui se trouve dans ce dossier, en le laissant vide.
Archiver/effacer
C’est une étape obligatoire, quand j’ouvre un message, je ne peux pas le fermer sans le classer, je m’interdis de fermer un message et de le laisser comme “déjà lu” dans la boîte de réception. Depuis que je l’ai ouvert, je vais agir !
Le “supprimer” ici est rhétorique, en fait je ne supprime pas les e-mails, je les classe toujours, cela peut être utile à l’avenir. Les comptes de courrier électronique modernes comme GMail ou Yahoo ! Mail ont des limites /gigabáitic/ et la suppression prend un risque inutile.
Modifier à zéro
Chaque fois que j’ouvre ma boîte de réception, je me force à traiter tous les messages en effectuant l’une des actions ci-dessus. Je regarde dans ma boîte de réception deux fois par jour, avant le déjeuner et avant la fin de la journée.
Il est important de ne pas laisser le courrier électronique ouvert toute la journée, je n’utilise pas non plus de notificateurs de nouveaux messages. Savoir qu’il y a 45 nouveaux messages dans ma boîte de réception m’empêcherait de me concentrer pour écrire cet article, par exemple. ?
Comment j’ai commencé
Avant d’adopter cette habitude, ma boîte de réception ressemblait plutôt à une zone de guerre. Comment allais-je prendre l’habitude de traiter jusqu’à zéro les messages trocent dans ma boîte de réception ? Il faudrait des jours pour traiter tout cela ! La réponse était “diviser pour mieux régner”.
J’ai créé un dossier appelé “à traiter” et j’ai mis dans ce dossier tout ce qui se trouvait dans ma boîte de réception. Prêt : la boîte de réception est propre ? Tous les jours, je passais quelques minutes à traiter ce qui était en “à traiter”, en pouvant consulter tous les messages de ce dossier et quelques jours.
Filtres
Il était essentiel d’automatiser le filtrage de ma boîte aux lettres. Tout ce qui n’est pas urgent est retiré de la boîte de réception et envoyé automatiquement dans des dossiers auxquels je ne fais confiance que lorsque j’ai un peu plus de temps.
Chaque fois qu’un nouveau message arrive, mes filtres analysent les messages par l’expéditeur ou le sujet, ne gardent dans la boîte de réception que ce que les filtres ne captent pas.
Je maintiens 3 filtres importants : bacn, spam et listes.
Bacn
Nous recevons constamment des courriels envoyés par les réseaux sociaux et d’autres services. En général, ils avertissent de leurs nouveaux amis, des résumés des activités quotidiennes de leurs contacts, des nouveautés. Ces messages envoyés automatiquement sont les “bacn”, des e-mails que je veux recevoir, mais je n’ai pas besoin de les lire immédiatement, car ils n’auront pas de contenu urgent.
Tout ce qui provient d’un service ou d’un réseau social n’apparaît même pas dans ma boîte de réception et tombe directement dans le marqueur “bacn-Inbox”. Une fois par jour, ou tous les deux jours, je vois tous les messages dans ce dossier, en classant tout et en le laissant vide.
Mon filtre bacn est énorme (voir ci-dessus), chaque fois que je m’inscris à un nouveau réseau et que les courriels quotidiens concernant le service commencent à arriver, j’ajoute le courriel de l’expéditeur au filtre. Certains utilisent même une adresse électronique spécifique pour cela.
Spam
Les spams sont des messages que je n’ai pas demandés, généralement accompagnés d’offres ou de publicité. Chaque fois que je reçois un message que je n’ai pas demandé, je contribue à améliorer le filtre anti-spam de Gmail en le marquant comme spam, de sorte que le système apprend que ce message est un spam et ne l’affiche plus à l’avenir pour moi ou d’autres utilisateurs.
Listes et groupes de discussion
Je garde une boîte de réception des répertoires. Y figurent tous les messages provenant de listes et de groupes de discussion. Une fois par jour, ou tous les 2 jours, j’entre, je lis ce qui m’intéresse et je supprime le reste, en laissant le dossier vide.
Participer à des listes et à des groupes de discussion peut être amusant, éducatif et professionnellement important, mais il était essentiel de limiter mon temps avec ce type d’interaction et de garder les conversations sur les listes hors de la boîte de réception.
Comprendre
Le courrier électronique n’est pas une communication instantanée et n’a pas été créé pour cela. Il est important de faire comprendre à vos contacts que vous vous êtes simplifié la vie et qu’il peut donc falloir jusqu’à 12 heures pour répondre à un message urgent. Dans ma signature de courriel, je précise que je ne vérifie le courriel qu’une fois par jour et que je laisse deux contacts instantanés pour ceux qui sont pressés : mon téléphone portable et Twitter.
Discipline
Si j’ouvrais ma boîte de réception, je me forçais à traiter jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de messages dedans, je créais des dossiers pour contenir tous les messages jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’exceptions. Tous les messages doivent s’écarter de mon chemin pour que je puisse fermer le courriel et retourner à la production, à la programmation, à l’écriture, à la conception, à la discussion.
Je connais peu de profils professionnels qui génèrent de la valeur et de l’argent exclusivement en gérant une boîte aux lettres électronique. Qui travaille avec le service clientèle, les ventes en ligne, les médias, peut créer de la valeur exclusivement dans le courrier électronique, mais pour le reste d’entre nous, l’affirmation “le courrier électronique est un travail” est généralement illusoire, notre travail consiste à programmer, gérer une équipe, écrire une histoire, créer de la valeur dans l’éditeur de texte, le programme graphique, le navigateur, le tableur, le contrôle de projet.
Le courrier électronique n’est qu’un outil de communication et devrait être utilisé pour nous donner plus de productivité et de temps pour les choses que nous aimons. Le courrier électronique ne peut pas être un “siphon de vie” qui prend tout le temps (in)disponible.
Pour en savoir plus :
Avertissement | Les opinions de l’auteur du texte ne reflètent pas nécessairement celles de PerlmOl.
