Si vous utilisez Google Documents, Spreadsheets ou Presentations pour modifier des fichiers avec d’autres personnes, vous devez savoir comment les choses finissent par être chaotiques après un certain temps. Certains introduisent des commentaires, d’autres font des suggestions, d’autres encore laissent des modifications plus permanentes.
Pour que tout reste organisé, la suite de productivité de Google a été mise à jour avec des fonctions de collaboration intéressantes.
Parmi les principales nouveautés, il est possible de renommer les anciennes versions d’un document, au lieu de créer plusieurs copies avec les noms “Trabalho_Final”, “Trabalho_Final2”, “Trabalho_Final2_ValeEste”, etc.
Allez dans Fichier Historique des versions Voir l’historique des versions, cliquez sur les trois points de la barre latérale et donnez-lui un nom. (Cela ne fonctionne que sur le web, pas dans les applications).
Si vous souhaitez simplement faire des suggestions, au lieu de modifier le document de façon permanente, vous pouvez passer du mode “Édition” au mode “Suggestions”. Sur le bureau, cliquez sur le bouton correspondant dans le coin supérieur droit. Sur Android ou iOS, appuyez sur le bouton trois points et activez l’option “Suggérer des modifications”.
Vous pouvez prévoir l’aspect de votre document si toutes les suggestions sont acceptées (ou rejetées). Cliquez sur Outils Examiner les modifications suggérées, puis sur “Afficher – accepter tout” (ou “Afficher – rejeter tout”).
Il est également possible de créer des modèles avec des compléments intégrés, en les intégrant à des services tels que LegalZoom et DocuSign. Et pour les clients de G Suite Business et Enterprise, vous pouvez rechercher des fichiers dans le Cloud grâce à la barre d’exploration dans Documents et présentations :
Les images ci-dessus montrent les fonctionnalités de Google Documents, mais – il faut s’en souvenir – elles sont également présentes dans les tableurs et les présentations. Les nouvelles sont déjà distribuées à tous les utilisateurs.
