La meilleure façon d’utiliser Google Docs consiste à utiliser quelques trucs et astuces, dont certains semblent élémentaires, mais qui font toute la différence lorsqu’il s’agit de fournir des documents, des feuilles de calcul et des présentations de qualité.
Découvrez les 7 conseils ci-dessous.
7 conseils pour utiliser Google Docs
1. Utiliser Google Docs hors ligne
Google Docs dispose d’une extension exclusive pour Google Chrome, appelée Offline Google Documents (chrome.google.com), qui vous permet de travailler avec des documents, des feuilles de calcul et des présentations sans être connecté à Internet. Une fois installé, vous devrez donner votre accord pour qu’un fichier en ligne soit disponible hors ligne.
Accédez à Google Docs et ouvrez le document souhaité ;
Cliquez sur “Fichier”, “Activer l’accès hors ligne”.
C’est tout.
2. Transcrire l’audio
Google Docs est capable de transcrire l’audio et de traduire la voix en texte facilement. Cela vaut également pour les dossiers, bien que dans ces derniers il faille quelques gambiarras. Pour transcrire la voix par Google Docs sur votre ordinateur, procédez comme suit :
Branchez un microphone à l’ordinateur ;
Open un nouveau fichier dans Google Docs par Google Chrome ;
Cliquez sur “Outils”, “Saisie vocale” ;
Cliquez sur l’icône microphone et commencez à dicter le texte,clairement et à un rythme normal ;
Pour mettre fin à l’enregistrement, cliquez sur l’icône du microphone.
3. Retrouver une version antérieure d’un document
Si vous apportez à un document une modification que vous ne devriez pas, il est toujours possible de le remettre dans l’état où il se trouvait avant les changements. Google Docs stocke plusieurs révisions et vous pouvez choisir celle que vous souhaitez utiliser.
Ouvrez le document Google Docs ;
Cliquez sur “Fichier”, “Historique des révisions”, “Afficher l’historique des révisions” ;
Google Docs affichera toutes les révisions de documents à droite ;
Pour enregistrer une copie d’une révision, cliquez sur “Plus d’actions” (les trois points), “Faire une copie”.
4. Créer un dictionnaire personnel
Google Docs vous permet d’inclure les mots que vous utilisez dans un dictionnaire personnel, au cas où le correcteur orthographique ne reconnaîtrait pas les termes fréquents, tels que les marques et les noms propres (ou les mots d’autres langues et l’argot).
Ouvrez le document Google Docs ;
Cliquez sur “Outils”, “Orthographe”, “Dictionnaire personnel” ;
Dans le champ “Ajouter un nouveau mot”, saisissez le mot que vous souhaitez inclure dans le dictionnaire Google Docs ;
Cliquez sur “OK” ;
Répétez pour chaque nouveau mot que vous voulez ajouter.
5. Utiliser plus de sources
Google Docs dispose d’un nombre considérable de polices de caractères en plus des normes. Il possède également plusieurs alphabets tels que l’arabe, le grec, l’hébreu, le japonais, le cyrillique, etc., ce qui permet à l’utilisateur d’écrire le texte comme il le souhaite ou dans la langue qu’il préfère.
Ouvrez le document Google Docs ;
Cliquez sur le menu des polices dans la barre d’outils, puis sur “Autres polices” ;
Sur la gauche, sélectionnez les autres sources que vous souhaitez mettre à disposition ;
Dans “Alphabets”, passez à l’alphabet d’une autre langue et sélectionnez les polices de caractères que vous souhaitez également inclure ;
Cliquez sur “OK”.
Les nouvelles polices seront disponibles dans le menu des polices.
6. Utilisez le correcteur orthographique
Lorsqu’un texte est trop long, il est difficile de vérifier où se trouvent les erreurs de frappe ou de correspondance. Pour cela, Google Docs dispose d’un correcteur orthographique, qui marque les erreurs et propose des corrections.
Pour l’activer, procédez comme suit :
Ouvrez le document Google Docs ;
Cliquez sur “Outils”, “Orthographe” et cochez l’option “Souligner les erreurs”.
Ainsi, les fautes d’orthographe seront mises en évidence en rouge. Pour apporter des corrections aux textes longs, utilisez l’outil de vérification :
Cliquez sur “Outils”, “Orthographe”, “Vérification de l’orthographe” ;
Google Docs sélectionnera chaque mot erroné et proposera des corrections, ou vous pouvez le corriger manuellement.
7. Ajuster les marges et l’interligne
Pour ceux qui ont besoin de rédiger des documents ou des travaux universitaires, il est essentiel de suivre les normes ABNT. De tous, les plus fondamentaux (et ceux que beaucoup de gens oublient) sont les ajustements de marge et d’interligne, qui sont assez simples à faire.
Examinons d’abord les marges :
Cliquez sur “Fichier”, “Mise en page” ;
Dans “Marges”, définissez en centimètres l’espacement de chaque marge dans les paramètres suivants :Haut : 3 cminférieur : 2 cmGauche : 3 cmdroite : 2 cm ;
Cliquez sur “OK”.
Maintenant, ajustez l’espacement entre les lignes :
Cliquez sur le bouton “Espacement des lignes” ;
Cliquez sur “1.5”.
C’est tout.
