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Comment maîtriser le courrier électronique et avoir beaucoup de temps pour vivre

Mais sérieusement : selon les recherches, le temps que les professionnels ont passé à gérer le courrier électronique a atteint l’absurde 3 heures par jour. Mon observation, par la méthode empirique, ne diffère pas beaucoup de cela. Le nombre de personnes qui passent la journée à s’accrocher à des courriels, stressées, luttant pour être productives alors que les messages n’arrêtent pas d’arriver, est énorme. Et pire encore, quand ils rentreront chez eux, après s’être tués toute la journée dans la rue ou au bureau, que feront-ils ? Oui, vous avez raison. La vie elle-même, où ?

Dans le dernier billet, j’ai parlé du type qui a supprimé le courrier électronique de sa vie et qui a dressé la liste des innombrables nuisibles modernes qui alimentent notre haine du courrier électronique. Si vous ne pouvez pas vous permettre de dire au revoir à cette forme de communication, il ne sert à rien de rester assis, à pleurer et à ramasser des cheveux gris. Il suffit d’un peu d’attitude et de la création de nouvelles habitudes. Certains sont un peu endoloris. Mais si votre situation est devenue désespérée, il n’y a pas moyen : soit vous gagnez les e-mails, soit vous serez battu et réduit en esclavage ! Que préférez-vous ?

J’ai sélectionné quelques conseils pour apprivoiser les courriels et avoir le temps d’être libre et de faire ce que je veux, sur la base de mes conférences données aux entrepreneurs et aux cadres. Suivant :

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1. Éteignez ce fichu notifiant. Travaillez-vous avec le programme de courrier électronique ouvert toute la journée ? Il est temps de changer cela. L’adrénaline que vous ressentez tout au long de la journée, en suivant avidement les messages entrants, ainsi que le son de l’avertisseur qui interrompt vos activités et vous déconcentre, rendent n’importe qui fou. Bien sûr, la journée est terminée et vous rentrez chez vous frustré parce que toutes vos tâches sont en suspens ou incomplètes.

2. Déterminez les périodes de vérification des courriels. Peu importe que ce soit 1, 2 ou 5 fois par jour. Ils doivent être prédéterminés.

3. Créer une routine de travail avec les courriels. Conformément à la philosophie de la boîte de réception zéro, tout devrait arriver directement dans votre boîte de réception. Tout d’abord, supprimez le spam et les absurdités. Deuxièmement, répondez immédiatement aux courriels qui demandent jusqu’à 2 minutes. Troisièmement, mettez dans un dossier appelé “action” les choses qui prendront plus de temps à résoudre. Quatrièmement, rangez dans des dossiers spécifiques les articles dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir. Nettoyez la boîte de réception, fermez tout et allez faire autre chose.

4. Utilisez une minuterie. Prévoyez 15 minutes pour vous consacrer à la consultation des courriels aux moments de la journée que vous avez choisis. Vous apprendrez à vous discipliner et à éviter la dispersion par des bêtises. En peu de temps, vous verrez que 15 minutes, c’est beaucoup, et vous pouvez utiliser 10 ou même 5 minutes pour cette tâche.

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5. Consacrez une demi-heure au maximum à la gestion du dossier “action”. Dans ces cas-là, éteignez l’Internet pour que l’introduction de nouveaux articles ne vous distraie pas.

6. Supprimez ce qui est résolu ou inutile. Toujours. Ne conservez dans les dossiers appropriés que les éléments qui peuvent être nécessaires pour une consultation ultérieure. Je sais que des applications comme Gmail vous encouragent à ne rien supprimer, parce qu’elles vous laissent beaucoup de place. Il fut un temps où même le bouton “supprimer” n’existait pas. Mais ce n’est pas pour vous faciliter la vie. Il s’agit de creuser les problèmes qui vous envahissent et d’envoyer des publicités ayant de fortes chances d’être cliquées sur les liens sponsorisés. Si vous pensez qu’il n’est pas pertinent de supprimer des choses, pensez avec moi : laisseriez-vous une énorme pile de papiers et de déchets dans un coin de votre bureau juste parce qu’il vous reste de l’espace ?

7. Utilisez un smartphone. La gestion du courrier électronique sur un appareil mobile est très différente de celle d’un ordinateur. Vous ne serez pas tenté d’ouvrir des liens idiots ou des pièces jointes inutiles, soit parce que l’écran et l’interface sont limités, soit parce que vous ne voulez pas dépenser votre précieux ensemble de données. Nettoyez votre boîte de réception : effacez les absurdités, réagissez immédiatement en cas d’urgence, archivez les éléments que vous jugez nécessaires et sauvegardez dans le dossier “action” tout ce que vous avez à résoudre plus tard, sur votre ordinateur. L’avantage du smartphone est qu’au lieu du minuteur de 15 minutes, vous n’en passerez que 5.

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8. Ne vérifiez pas les courriels avant 10 heures du matin. Commencez par résoudre la liste des tâches que vous avez préparée la veille, puis faites la première vérification de la journée. Lorsque la première chose que vous faites le matin est de vérifier vos e-mails, de nouveaux éléments apparaissent qui vous éloignent de la liste des personnes à atteindre.

9. Disposer de 3 comptes de courrier électronique : un compte personnel, un compte professionnel et un troisième à utiliser pour les inscriptions en ligne et les différents sites web. La plupart des spams arriveront sur ce compte, que vous ne vérifierez qu’éventuellement.

10. Évitez d’emporter un ordinateur portable lors de vos déplacements pour vous reposer ou pour vous promener en famille. Mais s’il est vraiment indispensable que vous preniez votre ordinateur pour travailler, voici un conseil que j’ai appris d’un grand entrepreneur : laissez la fontaine à la maison. Avec seulement la charge de la batterie disponible, vous apprendrez à travailler de manière rationnelle et ciblée.

A propos de l'auteur

Zineb

Zineb

Enseignante en lycée, je m'intéresse à tout ce qui touche aux nouvelles technologies. #teamMac sur PerlmOl (je ne me sépare d'ailleurs jamais non plus de mon Iphone).

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