Sans le volume de travail, les pendules et les collectes que votre boîte de réception doit traiter, il reste la difficile mission de séparer les mauvaises herbes du blé : sélectionner ce qui est vraiment important au milieu de ce tas de chaînes, de plaisanteries, de conversations dénuées de sens, de liens “incontournables” et de PowerPoints “édifiants”. Une fois que vous avez cédé à la tentation et ouvert l’un d’entre eux, votre matinée est condamnée : presque à l’heure du déjeuner, vous n’avez fait que lire 8 blagues, ouvrir 3 PowerPoints (l’un d’entre eux était une femme nue, c’est une bonne chose que Mme Neide là-bas ne l’ait pas vu), transmettre une alerte à la grippe porcine à toute votre liste de contacts, rechercher sur le web une charge se moquant de l’équipe comptable de Nestor en réponse à son offense à la vôtre, et cliquer sur un lien YouTube.où vous avez vu une autre vidéo cool… et une autre… et une autre… Bientôt, le patron apparaît devant vous comme quelques amis : “où est le prospectus de ce client méga important que je vous ai envoyé par e-mail plus tôt dans la journée ?
Ainsi, même le Dalaï Lama détesterait avoir à traiter avec le courrier électronique. Ajoutez la disponibilité des gens à leur immaturité avec la technologie et c’est tout, nous avons cette soupe d’improductivité servie quotidiennement, toujours chaude, dans les bureaux. Le succès des livres d’administration personnelle et des sites de productivité est un thermomètre de notre état de baderne professionnelle !
Un de ces sites de productivité, Zen Habits, a récemment publié le post de son fondateur, Leo Babuta, parlant de ce qu’est devenue exactement notre vie en gérant des e-mails. Radical, cependant, l’auteur a déclaré : “abolissez le courrier électronique de ma vie !
C’était drôle de voir la réaction des gens. Beaucoup ont partagé l’élan de détachement, le soutenant. D’autres étaient sceptiques : cela fonctionnera-t-il ? Et il y a eu des chats qui, croyez-le ou non, ont pris cela presque comme une offense personnelle et ont dit que le malheureux blogueur brûlera dans les flammes de l’enfer.
Mon avis ? Ni 8 ni 80. Comme Leo Babuta gagne sa vie exclusivement en ligne, il pourrait même réussir dans l’entreprise. Leo a préféré maintenir des canaux de communication alternatifs avec ses lecteurs, ses clients et ses collègues. Comme les messageries instantanées, la VoIP et… Twitter.
Je ne m’imagine pas demander à mes patients et clients (même dans le domaine du conseil en technologies mobiles) de me contacter sur Twitter. Je pense que 99 % des utilisateurs de courrier électronique dans le monde ne pourraient pas non plus supprimer le courrier électronique de leur vie. La voie à suivre est la suivante : adopter une politique de communication stricte, choisir un système de gestion et s’y engager, en consacrant des périodes prédéterminées à son administration.
Je lis mes e-mails quotidiennement via mon smartphone – sauf les jours de repos – et j’essaie de résoudre à temps ce qui est important ou urgent. Je n’utilise pas le push, je vérifie manuellement même 2 ou 3 fois par jour. Chaque contrôle ne dure pas plus d’une minute. Et un maximum de 2 minutes pour chaque message qui nécessite une action immédiate. Juste là, sur le smartphone. En dehors de cela, je me suis fixé des périodes de 30 minutes, 3 fois par semaine, pour m’asseoir devant l’ordinateur et m’occuper du reste. Chaque semaine, c’est comme ça : environ 200 courriers électroniques nécessitant une action quelconque de ma part, ceci après avoir séparé le spam, les bulletins d’information et autres. Heureusement, j’ai atteint un point où j’apprivoise ma boîte de réception. Après une longue période, je dispose d’un système antispam efficace et j’ai des règles strictes concernant le traitement des messages, des expéditeurs et des pièces jointes. Tout sur le serveur. Mais une fois que mon nouveau site sera en place, la page de contact expliquera directement aux gens ma politique concernant la réponse aux courriels. Mon problème est de ne pas les lire. Je lis toujours les e-mails de mes lecteurs et j’adore ça. Le problème est de répondre à tout le monde. J’ai adopté un système similaire à celui de mon compte Twitter, pour ne pas me noyer.
Si vous avez l’habitude d’embourber la boîte de réception de quelqu’un d’autre avec des chaînes, des blagues, des PowerPoints, mettez votre main sur votre conscience et voyez si vous n’êtes pas l’un des coupables de l’attitude extrême de votre compatriote Leo Babuta. Si vous en avez assez de recevoir des courriels inutiles de vos parents et amis, il est peut-être temps de revoir cette attitude. Recommandez-leur ce texte. Mais pas sous la forme d’une chaîne, s’il vous plaît. Beaucoup insisteront sur l’envoi de lettres électroniques, pensant que leurs chaînes d'”utilité publique” sont bonnes. Bloquez-les. Ils ne comprendront jamais que le simple fait d’être une chaîne implique déjà d’être du mal. Quant à la crainte de mettre des proches sur votre liste noire électronique, rappelez-vous : si la maison est en feu, ils ont votre numéro de téléphone.
