J’ai toujours été du genre à dire que je n’avais pas besoin d’un client du courrier. Je ne me suis jamais habitué aux applications tierces et je me suis toujours senti assez organisé avec la version web de Gmail et son application Android respective.
Et ce n’était même pas parce que je n’essayais pas. Il y a quatre ans, Sparrow est né sur OS X, un excellent client de messagerie pour Mac qui n’existe plus. Je n’ai jamais pu m’adapter à l’interface qui ressemblait plus à un Twitter pour Mac, seulement mail électronique.
Lorsque Google a ajouté de nouvelles fonctionnalités à Gmail, telles que la séparation de la boîte de réception dans Social/Promotions/Mises à jour/Forums, j’ai pu organiser encore plus mon courrier électronique et j’ai résisté à la tentation de sortir de cette séparation. J’avais même testé le Nylas N1, un beau client pour OS X, Windows et Linux qui est “familier” surtout aux utilisateurs de Gmail, comme ils se définissent eux-mêmes.
Mais ? il n’a pas roulé non plus. À l’extérieur, le client est beau, mais l’expérience de l’utilisateur est horrible. Je n’ai pas vu l’avantage de laisser tomber la version web de Gmail au profit d’une belle application qui se contente de le regorger comme tous les autres clients de messagerie. Peu importe ce que j’essayais, je finissais toujours par retourner à Gmail sur le bureau. Je n’avais jamais pensé à laisser tomber Gmail pour Android.
Récemment, à la mort de Mailbox, j’ai dit sur PerlmOl que j’utilisais toujours Gmail, lorsqu’il a rassemblé d’autres clients de messagerie électronique de qualité. La relation avec Google n’était pas parfaite : avec trois comptes de messagerie et sans vouloir les vérifier séparément, j’ai mis en place une redirection vers le compte “principal”. Cela, combiné avec des filtres, jusqu’à ce que je remédie au problème.
J’ai été satisfait de mon espace de travail pour les courriels.
Mais avec l’arrêt de Mailbox, beaucoup de gens ont commencé à chercher une alternative à l’application, principalement sur le bureau. Higa, qui a recommandé Airmail pour iOS, cherchait une alternative viable sur le bureau. Dans le Slack, canal de communication interne ici de PerlmOl, il en a trouvé un appelé Polymail. Je l’ai trouvé intéressant et, par curiosité, j’ai demandé une invitation (pour l’instant, c’est encore en bêta fermé).
Ces jours-là, mon invitation est arrivée.
Depuis lundi, j’ai commencé à utiliser Polymail comme mon principal client de messagerie sur OS X. Je n’aimais pas beaucoup ça au début : j’ai eu quelques problèmes de synchronisation, j’ai vu qu’il n’y avait pas la fameuse séparation des e-mails dans des catégories auxquelles je m’étais déjà habitué dans Gmail et, avec la redirection dans les comptes, mes e-mails étaient dupliqués, puisque j’avais ajouté les trois.
Après quelques étouffements et un court processus de dépassement, je me suis habitué à lire mon courrier électronique sans le classer dans les catégories suivantes : Social/Promotions/Mises à jour/Forums. Je me suis rendu compte que cela n’avait pas beaucoup de sens, encore moins pour ceux qui reçoivent des communications (parfois importantes) de conseillers oubliés dans Updates.
Puis j’ai vu que j’allais changer un peu la façon dont j’utilise mes e-mails, et cela m’a donné une nouvelle perception de mes comptes. Dans ce billet, je fais quelques réflexions sur ma relation avec le courrier électronique et sur la façon dont je me sens beaucoup plus productif en quittant la version web et les applications officielles de Gmail. Viens avec moi.
Sommaire
Nettoyage de la boîte de réception
Avant de transférer votre espace de travail vers d’autres applications, il est important de voir si votre Gmail est organisé ? car aucune application ne filtre exactement ce que vous voulez voir dans votre boîte de réception si vous ne contrôlez pas le courrier électronique entrant.
Il existe un certain nombre d’alternatives pour décharger votre boîte de réception, ce qui donne le fameux “zéro boîte de réception”, que beaucoup de gens trouvent impossible à atteindre. J’avais déjà atteint cet objectif il y a quelque temps et j’ai utilisé pour cela certains outils, en plus des filtres de Gmail.
Tout d’abord, j’ai lu tous les e-mails que je trouvais importants (ou marqués comme lus). Puis je les ai tous classés, sans les regarder tous. Je suis donc allé dans les paramètres de Gmail et j’ai filtré dans les signets ce qui était important (comme les e-mails des conseillers, de l’université, des factures à payer, de TB, ces choses-là). Faites-le comme vous voulez.
Ces trois petites étapes contribuent déjà à rendre le courrier électronique plus agréable. Vous voudrez peut-être regarder plus calmement la boîte de réception avant de les toucher toutes en même temps, mais cela en vaudra la peine. Faites-moi confiance.
La boîte de réception étant réglée sur zéro, il est important de contrôler le flux des courriels entrants. Je crois qu’il n’y a pas de meilleur outil que Unroll.me pour voir tout ce que vous avez souscrit avec l’adresse électronique, ne vous en souvenez plus et voulez vous désabonner. L’application le fait gratuitement et en quelques minutes.
Ensuite, il s’agit de voir ce que vous obtenez, de ne plus vouloir en voir et de bloquer ou de supprimer la demande. Ce n’est pas un processus qui se fait en quelques heures ? votre courriel aura probablement besoin d’au moins quelques jours pour s’adapter ? mais vous pourrez alors ne prêter attention qu’à ce qui compte.
Apprendre à connaître Polymail
Après les problèmes mentionnés il y a quelques paragraphes, mon expérience avec Polymail a été excellente. Il s’agit sans aucun doute d’un beau client de messagerie électronique, qui sépare très bien les comptes et offre des fonctionnalités intéressantes pour ceux qui ont dit ne pas avoir besoin de grand-chose en utilisant l’interface web de Gmail.
Tout d’abord, je ferais mieux de parler de ce que Polymail ne fait pas très bien. Dans les paramètres, il offre une option pour conserver cette fameuse catégorisation du courrier Gmail, mais ? pas très bien exécutée. Ce qui n’arrive pas dans la boîte principale est envoyé vers une liste sociale, ou des promotions, ou des mises à jour et n’apparaît même pas comme non lu.
C’est l’une des raisons pour lesquelles j’ai repensé l’utilité de cette catégorisation. Comme je l’ai mentionné au début, je ne séparais pas très bien mes e-mails ? ce qui était important ne tombait pas toujours dans la boîte principale, et je ne me souciais pas de faire du rangement. Je pouvais l’utiliser parce que, de toute façon, il y avait un indicateur qu’il y avait un courriel dans cette section. Grâce à l’organisation de mes comptes et à une boîte de réception unifiée, j’ai pu me passer de cette fonctionnalité.
Deux autres avantages intéressants de Polymail sont les options de lire l’email puis et de envoyer l’email puis. Pour quelqu’un qui laisse toujours le courrier électronique ouvert, mais qui ne doit pas nécessairement faire attention à tout ce qui arrive au moment de la notification, les deux deviennent indispensables. C’est très agréable de pouvoir “marquer” la lecture d’un courriel qui est arrivé quand j’allais me coucher pour le lendemain matin, par exemple.
Celui pour envoyer plus tard est également très important. Il programme en gros l’envoi de courriers électroniques, ce que des extensions comme Boomerang ont déjà fait avec Gmail sur le web, mais aucun autre client de messagerie que je connaisse ne l’a fait. Plusieurs fois, j’ai pensé à envoyer un message important en dehors des heures de bureau et si je l’envoyais à ce moment-là, il contesterait l’espace dans la boîte de l’autre personne avec d’autres courriels qui arrivent le matin. Dans ce cas, il est intéressant de programmer l’envoi de manière à ce que la personne puisse lire votre message quand elle le souhaite.
Et maintenant, nous arrivons à l’un de mes reportages préférés sur Polymail. Vous voyez cette boîte de dialogue “Suivi” à côté de “Envoyer plus tard”. Il suit votre courrier électronique et vous indique quand il a été lu ou non ( !). Non pas que je sois le fou “mon Dieu, vous avez vu mon message et n’y avez pas répondu !” mais dans le monde de l’entreprise, il est intéressant de savoir quand l’expéditeur a lu votre message.
Vous voulez un exemple ? Ici, dans PerlmOl et dans les routines de production journalistique, le temps est un facteur très important pour livrer l’information à vos lecteurs à temps. Lorsque j’envoie un message au service de presse pour demander la position de l’entreprise sur un sujet d’actualité ou pour obtenir plus d’informations, par exemple, je dois savoir si elle a lu le message ou non. Si mon délai est serré et que le message a déjà été lu, je sais que je peux téléphoner et résoudre le problème plus rapidement.
Vous pouvez également l’utiliser pour savoir si votre ami qui travaille dans un autre véhicule est au courant de votre avertissement selon lequel PerlmOl régnera sur le monde. Toujours utile pour vous d’imaginer comment il doit se mordre les doigts maintenant.
Blague à part, Polymail est vraiment un client intéressant. Je n’avais rien de tout cela dans Gmail et maintenant j’ai intégré tout cela dans ma routine de travail. Et ce que Gmail a très bien fait, Polymail le reproduit, comme :
Supprimer l’inscription des listes ennuyeuses. Si Unroll.m’en a donné, Polymail va résoudre ce problème. Il suffit de ne même pas l’image sur le côté, en cliquant sur le bouton de blocage pour avertir cet expéditeur que vous ne voulez plus recevoir de courriels. Cela ne fonctionne pas avec tout le monde (comme dans Gmail), mais c’est déjà une grande aide.
Une autre caractéristique, que tous les clients de messagerie électronique ne se soucient pas de mettre, est la signature électronique 1) en HTML (important, car dans TB nous utilisons le logo de la société à côté de notre nom, le tout avec un formatage) et 2) séparée pour chaque compte de messagerie électronique. Je ne veux pas que mon téléphone apparaisse sur chaque signature de compte, par exemple. Oh, et vous pouvez aussi annuler l’envoi d’un courriel quelques secondes après l’avoir envoyé.
Polymail est devenu l’un des clients e-mail préférés ici à TB. Avec sa version iOS en bêta, il a réussi à convaincre Higa et Lucas de tester l’application, et pour ceux qui utilisent pleinement l’écosystème d’Apple, la synchronisation sera très intéressante.
Ce n’est pas mon cas : j’ai un Android, j’ai donc dû recourir à un autre client, que je vais vous présenter ci-dessous. Ah, il faut mentionner que Polymail est toujours en version bêta, et que vous devez obtenir une invitation pour y adhérer. L’endroit pour demander est ici, mais il me reste un code. C’est de celui qui est le plus rapide : JFQQOQ.
Après tout cela, la seule chose qui me dérangeait était de recevoir des courriels en double, résultat de la redirection automatique que j’avais activée dans Gmail il y a quelques mois. Dans la prochaine section, j’expliquerai pourquoi j’ai mis en place toute cette escroquerie et je vous dirai s’il est bon pour vous de mélanger votre courrier électronique personnel et professionnel, comme je l’ai fait.
Séparation des comptes
Avant de réaliser qu’il n’était pas très intelligent d’envoyer des e-mails de plusieurs comptes vers un seul, je pensais que c’était un bug de Polymail. J’ai alors réalisé que la meilleure solution était de séparer mes comptes de courrier électronique pour avoir une bonne expérience d’utilisation de l’application.
Mais Jean, pourquoi n’avez-vous pas désactivé les deux autres comptes et conservé uniquement le principal ? C’est une excellente question. Il s’avère que tous les clients de messagerie ne supportent pas les alias (comme dans Gmail web), et mes trois comptes de messagerie que j’utilise à la fois pour recevoir et envoyer des messages.
Pour ceux qui reçoivent beaucoup de courriels, comme Higa, qui reçoit 300 messages par jour, il ne semble pas sain non plus de tout recevoir sur un seul compte, puisqu’au moins 80 % d’entre eux sont liés au travail. Cela peut sembler plus facile lorsque vous utilisez Gmail pour les navigateurs, mais dans les applications de courrier électronique avec la boîte de réception unifiée, je pense que cette redirection n’est plus nécessaire.
Tout d’abord, les comptes sont beaucoup plus organisés de cette façon. Si vous voulez voir les nouveautés uniquement dans votre courrier électronique personnel, il est beaucoup plus confortable de le faire dans la boîte du compte que de mélanger des milliers de messages professionnels dans ce média. D’accord, vous avez les filtres, mais ce n’est pas la même chose.
À partir du moment où vous unifiez plus d’une boîte de réception, l’une vient du travail et l’autre est personnelle, à mon avis, on vous rappelle constamment que vous avez quelque chose à faire, et que votre travail vous appelle. Ce n’est pas toujours sain : il est bon d’avoir du temps pour soi.
Apprendre à connaître CloudMagic
Les comptes étant correctement séparés et tout fonctionnant, j’étais prêt à configurer un autre client de messagerie, cette fois-ci sur Android. Je sais combien Gmail pour Android est bon, et il ne laisse rien à désirer, même avec des comptes multiples, en plus d’être développé par Google lui-même, d’être toujours avec les dernières nouvelles.
Il serait difficile de trouver une correspondance, mais je l’ai fait. Je cherchais quelque chose comme Polymail qui permettrait de garder mes boîtes de réception organisées tout en ayant les qualités que l’application Gmail me donne. Découvrez CloudMagic, qui a déjà été recommandé par Lucas Braga ici à PerlmOl.
D’emblée, l’application m’a fait une grande impression. J’ai configuré mes comptes de courrier électronique en un clin d’œil, le contenu a été synchronisé et prêt à être utilisé immédiatement. Bien sûr, j’ai apporté quelques modifications aux paramètres pour m’assurer que l’application était à ma façon, mais la majeure partie était prête pour moi dès que j’ai saisi le mot de passe de mon compte.
L’expérience de l’utilisation n’apporte pas non plus un autre sentiment. L’application elle-même est très organisée, et les comptes sont séparés par des couleurs (qui peuvent être choisies par l’utilisateur). La boîte de réception est très propre et ne contient que les informations nécessaires. Je dois dire que j’ai adoré ces couleurs à côté des courriels : en plus d’être très joli visuellement, il collabore avec l’organisation.
Les comptes peuvent également être consultés séparément, et l’application respecte les paramètres linguistiques de chaque compte, ce que j’ai trouvé sensationnel. J’ai deux comptes en anglais, avec le smartphone également en anglais, et le courriel de PerlmOl est en français. En développant le menu du courrier électronique, j’ai trouvé les éléments traduits. Ils sont fondamentalement les mêmes que ceux de Gmail, comme les courriels étoilés, marqués comme importants, envoyés, brouillons, boîte d’envoi et autres.
Les notifications, comme vous pouvez le voir ci-dessus, sont également séparées par des comptes de courrier électronique, ce qui vous permet de développer le message séparément. Il convient de mentionner que lorsque l’on entre dans la boîte de réception de certains comptes, la barre supérieure et tous les menus sont de la couleur choisie, ce qui rend l’application beaucoup plus belle.
En fait, tout comme Gmail, CloudMagic vous donne la possibilité de glisser votre doigt dans le message pour accéder à des options rapides. Dans ce cas, il s’agit de : supprimer le message, l’archiver ou le marquer comme lu/non lu. (J’espère avoir dissipé vos doutes, Higa).
Si vous êtes attentif, vous avez dû être curieux de savoir si cette cloche orange sous l’étoile favorisait un e-mail. Il sert à ajouter un rappel à un courriel, vous permettant de vous rappeler quelque chose d’important au bon moment. Voir ci-dessous comment cela fonctionne :
J’étais juste un peu triste que le rappel n’apparaisse pas sur le calendrier (ou ailleurs), mais ne vous inquiétez pas : on se souviendra de vous. C’est très utile si vous recevez un e-mail avec l’invitation à une conférence de presse et que vous voulez montrer un rappel de l’e-mail avec les informations d’adresse avant de vous rendre sur place, par exemple. La vie est trop courte pour rechercher ce type de courrier électronique.
De toute façon, je n’ai pas manqué grand chose d’un endroit qui rassemble tous les rappels. Il reste le calendrier, qui s’intègre à votre compte Google, et il est très complet. Bien sûr, il n’est pas difficile de quitter l’application Gmail et d’ouvrir le calendrier Android natif pour créer un événement, mais il est bien préférable de le faire depuis votre client de messagerie.
En général, votre compte de messagerie est lié à votre calendrier et donc à vos tâches. Je pense donc qu’il est important d’avoir ces informations à portée de main, même si elles ne sont pas très complètes. Lorsque j’ai reçu un courriel au sujet d’une conférence qui m’intéresserait, par exemple, il a été beaucoup plus facile et pratique de mettre en place l’événement directement dans CloudMagic.
Sans oublier que l’application est intégrée à de multiples applications qui vous aident à maintenir votre productivité. Vous pouvez rapidement ajouter un courriel à la liste de tâches de Todoist ou à votre compte Evernote, par exemple. CloudMagic offre également une intégration avec Trello, Winderlist, Pocket, OneNote, Instapaper et les principaux services de stockage en nuage, ainsi que plusieurs autres applications.
Enfin, une fonctionnalité simple mais très heureuse a été la possibilité d’utiliser du code HTML pour configurer la signature. Dans Gmail pour Android, et dans la plupart des autres clients, il était nécessaire d’écrire une signature manuellement. Dans CloudMagic, il est possible d’établir une signature avec des éléments riches, comme la mienne.
J’ai trouvé ça cool que le client de messagerie enseigne même comment ajouter du contenu HTML, très cool pour les utilisateurs profanes qui veulent copier la signature qu’ils utilisent sur leur ordinateur. Oh, et comme les autres, CloudMagic permet à l’utilisateur de configurer une signature pour chaque client de messagerie. Besoin de plus ?
Mon choix sur Windows
Je sais que beaucoup de gens n’utilisent pas OS X et qu’ils vont se fâcher parce que je n’ai présenté que des solutions pour ces deux plateformes ? et le client qui fonctionne avec Mac était encore en bêta fermée ! J’ai présenté la façon dont j’ai organisé mes e-mails, et vous pouvez trouver des moyens similaires pour adapter les conseils à votre usage.
Les utilisateurs de Windows peuvent avoir une expérience similaire à la mienne avec l’application native Email pour Windows 10, qui est mon choix pour cette plateforme. La configuration des comptes était similaire, et la forme d’organisation est la même. Vous pouvez également relier les trois boîtes de réception, mais là, j’ai préféré les laisser séparées (puisque vous ne pouvez pas les consulter individuellement).
Sous les comptes se trouvent les dossiers de courrier électronique classiques, comme dans Gmail, et un raccourci vers le calendrier. Les paramètres vous permettent de modifier la fréquence de synchronisation, ainsi que les préférences visuelles. Oh, et dans cette application, la signature ne peut être écrite que sans formatage. On ne peut pas tous les gagner.
Et vous ?
Malgré tout, ce poste n’est guère plus qu’un compte personnel. J’ai écrit ici car, pour mon usage, avec des comptes personnels et professionnels, j’ai pu organiser (encore plus) mon environnement et sortir de la version web de Gmail dont je dépendais depuis des années. J’ai toujours vu beaucoup de gens se disputer à propos des clients de messagerie et je n’ai jamais voulu partir.
Et maintenant, je n’ai plus envie d’y retourner. Chacun voit le courrier électronique avec une philosophie différente. Il y a des gens qui ne croient plus en leur avenir et il y a des gens qui l’utilisent tous les jours. Nous nous sommes déjà réunis ici alors que chaque membre de PerlmOl fait face à ce moyen de communication. Considérez ce post comme une mise à jour de mon opinion.
Mais qu’en est-il de vous ? Comment vous organisez-vous devant vos comptes de messagerie et vos boîtes de réception ? Est-il très dépendant de la version web de Gmail ? Quels clients utilisez-vous sur d’autres plateformes ? Laissez-nous votre commentaire pour que nous puissions en parler ci-dessous.
