J’ai eu l’occasion de travailler avec Trello et Asana. J’utilise actuellement Trello, mais pas parce que la plateforme est meilleure ou pire ? mais parce qu’elle est plus facile et s’adapte à mes besoins et à l’équipe du moment. Asana, de loin, est plus complète en tant que plateforme, mais Trello peut aussi être superbe si vous utilisez des Power-Up.
Mon travail ici n’est pas de marteler lequel vous devriez choisir, mais de partager mon expérience et de souligner dans quelles situations les deux peuvent être utiles.
Si vous êtes ici, vous savez déjà que les deux sont des outils de gestion de projet et peuvent augmenter la productivité de l’équipe (analyser, organiser et mettre à l’échelle).
C’est la devise.
Sommaire
Le Trello
Trello est un outil de gestion de projet basé sur le web, mais propose également des applications pour Android et iOS. La plateforme a été créée par Fog Creek Software en 2011 et est devenue une société distincte en 2014. En 2017, Atlassian (qui possède également Jira), a acheté Trello pour 425 millions de euros et exploite aujourd’hui un modèle commercial Freemium, offrant une version gratuite ou payante aux utilisateurs.
La société définit Trello comme un outil de productivité collaboratif qui utilise la méthode Kanban pour organiser les demandes et le flux de travail. Cela se fait au moyen de tableaux, de listes et de cartes qui créent un processus d’identification visuelle pour chaque étape du travail. Chaque planche est un projet, chaque carte est une tâche que vous pouvez suivre, en migrant entre les listes de statut grâce à une action d’équipe.
En d’autres termes, Trello permet à tous les membres d’une équipe d’être toujours au courant de toutes les étapes qui ont été franchies ou qui doivent encore l’être pour la réalisation d’un projet, en plus de guider la répartition des demandes entre les membres, y compris les délais de réalisation, ainsi que les pièces jointes, les listes de contrôle et les étiquettes.
Trello est simple et donc une réussite. Je l’utilise moi-même pour les choses les plus stupides et les plus complexes : de la décoration de mon bureau aux directives de TB Responds. Sur différentes cartes, cependant, j’utilise des Power-Ups qui m’apportent des fonctionnalités supplémentaires telles que des champs de données personnalisés à chaque demande, des bots et la synchronisation avec Slack.
Asana
La société a été fondée en 2008 par Dustin Moskovitz, co-fondateur de Facebook, et Justin Rosenstein, ancien ingénieur de Google et de Facebook. En tant que produit, Asana a été lancé commercialement en avril 2012. Il est accessible via le web et les applications Android et iOS. Le mot asana est également le nom des postures du yoga.
Asana est conçu pour aider les équipes à organiser, suivre et gérer leur travail. Il fait tout ce que Trello fait, mais il est capable de publier des rapports et de fournir une vue d’ensemble de toutes les données qui y sont incluses. C’est plus complet.
La caractéristique la plus frappante d’Asana est que sur la plateforme, les équipes peuvent coordonner leur travail dans le mode de visualisation qui correspond le mieux à leurs besoins (ou à ceux du responsable), ils sont au nombre de quatre : tableaux, listes, calendrier et planning. Et c’est surtout en cela qu’elle diffère, offrant une vision large du progrès.
Lorsque vous comparez les points de vue, vous pouvez identifier les lacunes et/ou les chevauchements dans votre emploi du temps, établir des priorités et procéder rapidement aux ajustements nécessaires. Asana offre également un contrôle des demandes et des sous-tâches qui sont idéales pour des projets plus complexes impliquant plusieurs personnes de la même équipe (ou d’équipes différentes) dans la production d’une même pièce de travail.
Axée sur l’élimination des goulets d’étranglement de la production et l’atteinte des objectifs, la société propose également des modèles prêts à l’emploi (les modèles Asana) pour planifier et gérer des projets pour les équipes de marketing, de conception, d’ingénierie, de ressources humaines, de TI, d’opérations, interdisciplinaires et de produits. Lorsque le projet est assemblé, il est parfait. Mais son assemblage demande du travail.
Trello ou Asana ?
Comme j’ai eu la possibilité d’utiliser les deux, j’ai compris que les deux pouvaient être utiles. Je peux utiliser Trello pour presque tout, alors j’ai fini par l’adopter. Mais au fur et à mesure que des projets plus importants se sont présentés, j’ai commencé à migrer certaines choses vers Asana.
Asana m’aide à résoudre les conflits d’horaires, les tâches que j’ai accomplies mais qui dépendent encore d’autres personnes pour les mener à bien, les messages que je dois échanger rapidement sur un projet et les sous-tâches plus détaillées. Cela m’aide à établir des priorités et à donner des délais plus précis.
Mais cela ne veut pas dire que Trello est pire. Si vous voulez organiser votre voyage de vacances, une fête, des choses qui impliquent beaucoup de monde ou de simples activités, c’est Trello qui vous rendra heureux. Il peut encore être plus complet et plus complexe, mais vous devrez utiliser les modules complémentaires et les conseils de ninja de ceux qui l’utilisent depuis un certain temps et en tirer le meilleur parti.
Asana exigera également du dévouement, mais tout votre temps sera récompensé par l’automatisation de l’agenda, la vue d’ensemble de toute la production et la signalisation rapide des conflits, des suspensions et autres goulots d’étranglement qui peuvent entraver les plans du calendrier.
Il existe même des outils pour passer de l’un à l’autre :
Combien coûte toute cette efficacité ?
C’est alors que, si vous êtes encore dans le doute, la vérité apparaîtra comme un rayon de soleil. Asana est beaucoup plus cher que Trello. Il faut voir la plate-forme comme un investissement.
Il existe d’autres limitations, que vous pouvez voir ici (trello.com/pricing) et ici (asana.com/pricing). Les deux ont des versions gratuites qui sont idéales pour les tests et, si j’ai besoin de fonctionnalités supplémentaires, comparer lesquelles peuvent être proposées à moindre coût à un plus grand nombre de personnes.
Le plan Asana Premium coûte 10 euros par utilisateur et par mois pour les paiements annuels et 12 euros par utilisateur et par mois pour les paiements mensuels. Il y a une réduction pour les petites équipes.
Le plan d’affaires Asana coûte 20 euros par utilisateur et par mois pour les paiements annuels et 24 euros par utilisateur et par mois pour les paiements mensuels. Les plans d’Asana sont échelonnés, en commençant par des groupes de 5 et 10 utilisateurs, en fonction du nombre de personnes dans l’équipe.
Le forfait “Business Class” de Trello coûte également 10 euros, avec un nombre illimité de tableaux d’équipe. Le montant est le même pour un paiement mensuel ou annuel. Le plan Trello Enterprise coûte 20 euros pour 100 utilisateurs et le montant est également échelonné en fonction de chaque nouveau groupe inclus.
En bref, alors qu’Asana facture par personne et partage une grande partie des ressources dans tous les plans, Trello facture par meilleur forfait. Si vous avez besoin de quelques fonctionnalités, Trello est gratuit. Mais même si vous avez besoin de peu, dans une équipe de plus de 15 personnes, Asana devient déjà un coût. Ainsi, Trello est plus populaire.
Asana est-elle plus difficile ?
À mon avis, utiliser Asana immédiatement peut rendre les gens plus résistants et confus. Mais une fois que vous avez compris Trello, Asana devient aussi facile que cela. Une chose que vous devez garder à l’esprit est la façon dont votre équipe traite l’innovation et la technologie. Si l’équipe ne trouve pas de valeur dans la proposition, l’adoption sera lente et douloureuse.
Ou, si vous êtes assez fou pour utiliser les deux ensemble comme moi, faites simplement l’intégration (asana.com/pt/apps/trello). Une chose est cependant certaine : si la façon dont vous utilisez Trello ou Asana peut être remplacée par un bloc-notes, vous n’explorez pas toutes les possibilités offertes par les chefs de projet.
Plongez plus profondément.
