Ici, dans PerlmOl, l’accent mis sur la production ne se limite pas à la rédaction d’un article, à la publication d’une analyse ou à la diffusion d’un reportage, il va au-delà. A tel point que les projets ont besoin d’un coup de main pour gagner en rapidité, en contrôle et surtout pour être optimisés et approchés par tous les participants de la meilleure façon possible. Bitrix24 sait comment s’y prendre et dispose d’outils qui peuvent vous aider, vous donner un coup de main en plusieurs étapes et une grande partie est gratuite.
La liste des possibilités de la plateforme créée par Bitrix24 comprend la visibilité aisée d’un diagramme de Gantt, la création de sites web, l’automatisation des processus, le suivi du temps, la gestion des clients, les outils de collaboration tels que le chat d’équipe (qui peut être segmenté avec des participants sélectionnés), les appels, WhatsApp et la gestion des documents.
Mieux encore, il n’est pas nécessaire de faire activer l’ensemble du paquet. Vous pouvez choisir uniquement les produits dont vous avez besoin pour le moment en question et les échanger contre d’autres à un autre moment.
Une organisation prise au sérieux
Le diagramme de Gantt est une solution très ludique pour les tâches en cours. Lorsqu’il y en a peu, il est même possible de tout visualiser dans une feuille de calcul plus simple, mais avec la croissance de l’entreprise, tout peut devenir chaotique et loin de tout contrôle – ce qui est un sérieux problème.
Dans la zone graphique, les tâches sont séparées dans une colonne de plusieurs lignes, chacune avec sa barre de progression qui sera utilisée pour l’achèvement. Les couleurs permettent de comprendre ce qui est à la traîne, ce qui fonctionne bien et quelles sont les dépendances de l’un ou de l’autre.
Imaginez que, comme dans notre cas, l’examen d’un smartphone dépende de la production d’un outil pratique. Dans Gantt, vous pouvez voir cette dépendance grâce à l’utilisation de flèches qui relient les tâches.
Après avoir assemblé le graphique, vous pouvez créer des processus automatisés. Cela signifie qu’à la fin des travaux pratiques, un algorithme d’action est activé et qu’il informe un autre employé au début de la période d’essai pour l’examen. Non seulement elle notifie, mais elle peut même changer la personne responsable et modifier les délais – car un examen prend plus de temps qu’un examen pratique.
Si une analyse doit sortir à temps, soit en raison de l’unicité du contenu, soit parce qu’il s’agit d’un projet spécial ou pour toute autre raison, Bitrix24 offre également un outil de suivi du temps consacré aux tâches.
Le suivi fournira au superviseur des données sur le temps réellement utilisé, et cela inclut même le travail en dehors des heures de travail. Dans notre cas également, l’examen de tout produit prend en compte l’utilisation quotidienne, nous plaçons l’appareil comme s’il était vraiment le nôtre. Cela signifie qu’une partie importante de l’examen est consacrée aux week-ends et autres moments personnels. Tout cela peut être ajouté manuellement au compteur de temps.
À la fin, le superviseur aura un rapport mensuel sur le temps consacré aux tâches, en séparant pour chaque département et chaque employé. Une main sur la roue pour identifier les points qui peuvent être optimisés.
CRM même avec WhatsApp
Au-delà de l’exemple de la production que nous avons ici, Bitrix24 offre une solution CRM intéressante pour organiser le contact avec les clients, et répertorier tout ce qui est fait avec chacun d’eux. La plate-forme affiche un contrôle qui peut être ajusté par niveau de priorité ou d’attention, avec un accès rapide à divers moyens de contact.
À partir de l’écran principal des données client, vous pouvez même envoyer des messages via WhatsApp et ils peuvent provenir de plus qu’un simple numéro de source. Sur le même écran se trouvent encore des actions comme l’émission de budgets, de factures et de documents douaniers.
Un espace dédié à la communication interne existe et est facilement accessible pour tous les employés. Avec une messagerie instantanée pour tout le personnel et qui peut être utilisée dans des chats privés, accessible depuis le bureau ou depuis les applications Android et iOS. Si le sujet est très important et nécessite une attention particulière, vous pouvez échanger le chat textuel contre un lien – le tout au sein de la plateforme, sans utiliser d’outils externes.
Pour en revenir à notre vie quotidienne ici à PerlmOl, la production de la revue a un point crucial, qui est la gestion des documents et des dossiers. L’équipe technique doit avoir accès à ce qui est généré par le produit sur le terrain, qu’il s’agisse de photos, de vidéos ou de textes qui étayent l’examen.
Avec Bitrix24, il est possible de synchroniser le lecteur et, dans la même plateforme où nous avons la communication, le contrôle, la gestion et l’organisation, ces photos, vidéos, documents et plusieurs autres fichiers sont également disponibles. La technique n’a pas besoin de demander l’accès tout le temps, elle est déjà là pour tous ceux qui participent au projet.
Tout ce qui figure dans cet article peut être activé gratuitement, le tout avec 5 Go d’espace dans les nuages pour un maximum de 12 utilisateurs. Si votre entreprise est encore plus grande, plusieurs plans sont disponibles et peuvent être adaptés à chaque besoin. Il suffit d’entrer ce lien et de trouver le meilleur paquet.
Il y a encore beaucoup plus à l’intérieur de Bitrix24, avec tous les produits énumérés dans un helpdesk complet et détaillé qui peut être consulté en cliquant ici. Sur cette page, vous pouvez vous inscrire au service. Et voici la chaîne vidéo qui explique encore mieux chaque point.
